Совещание – привлечение коллективного разума к выработке решения.
Совещания могут быть информационными, проблемными оперативными (ежедневными, декадными, месячными). Каждое совещание выполняет одну из следующих функций:
• прийти к согласованному решению;
• помочь руководителю принять решение;
• дать совет коллективу или конкретному руководителю;
• проинформировать;
• разобрать жалобу или претензию;
• высказать и обсудить новую идею.
Классификация совещаний может быть выполнена по форме ведения и задачам. По первому признаку выделяют совещания диктаторское, автократическое, сегрегативное, дискуссионное. По второму признаку – принятие решения, обмен мнениями, заслушивание информации, диспетчерское обсуждение.
Тщательная подготовка совещания – ключ к эффективному результату. До совещания необходимо выполнить следующее:
• проанализировать необходимость совещания;
• подготовить план совещания;
• разослать заранее материал;
• пригласить необходимых людей.
Совещание следует начинать в назначенный срок, выработать на нем единую процедуру, исключить личные выпады, донести цель совещания до каждого.
Элементами совещания должны стать обсуждение повестки, обсуждение процедуры, определение проблемы, анализ проблемы, поиск альтернатив, оценка альтернатив, принятие решения.
Особого внимания заслуживает совещание, где ставятся проблемы принципиальных изменений в организации. Большинство людей инстинктивно сопротивляются изменениям и противостоят важным предложениям. «Свирепый консерватизм» блокирует полезные предложения.
Лучшая тактика борьбы с противостоянием – предвидеть возражения и предупредить их.
Наиболее типичными формами «атаки» и противостояния им являются:
1. Атака – «Мы не можем этого позволить .».
Контратака – «Меня это тоже беспокоит, поэтому был сделан предварительный анализ .».
2. Атака – «Этого нет в бюджете. Наша смета .».
Контратака – «Правильно, но следует учесть, что предлагаемое дает экономию, а это .».
3. Атака – «Мы это уже пробовали .».
Контратака – «При подготовке предложения именно это было учтено. Условия меняются .».
Наиболее эффективная форма противостояния – это уход от критики оппонента, согласие с деталями при общем отказе, проявление явного дружелюбия вместо прямой критики, вежливый запрос более точных аргументов.
Если в ходе совещания предложение «заваливают», то необходимо отступить, найти причины для переноса решения (собрать дополнительную информацию, сделать дополнительный анализ, создать группу экспертов и т. п.).
Руководителя совещания оценивают по следующим действиям:
• ясность формулировки задачи совещания;
• эффективность постановки вопросов;
• распределение вопросов среди участников;
• внимание к повестке дня;
• контроль за участниками;
• подведение итогов.
Опытный председатель классифицирует участников и способы работы с ними.
«Хорек» – ревностный правдоискатель. Постоянно добивается информации, которая известна всем. Любит придираться ко всем. Следует вежливо с ним обращаться, но не давать свободы надолго.
«Чурбан» концентрируется на процедурных вопросах. Копается в мелочах и не предлагает решений. Попросить предложить конкретное решение.
«Овца» – робко и молчаливо проводит время, но предлагаемые решения могут оказаться ценными. Быть внимательным и положительно оценивать предложения.
«Сорока» – болтает и перешептывается с соседями, отвлекает их. Прекратите все дискуссии, задайте «сороке» трудный вопрос. Обратите внимание всех на ее поведение.
«Волк» – агрессивный участник, который может затеять свару, нарушить ход совещания. Оперативно реагируйте на его выпады, резко прерывайте выступления.
«Копченая селедка» – увлекает участников совещания в другие дела, тратит время напрасно. Не давать хода предлагаемым обсуждениям. Твердо переносить его предложения на другое время.