• неопределенность информации;
• неудачное представление сведений;
• неспособность партнера воспринимать информацию.
Большая часть деловой информации менеджера – это письма, требующие ответа или пересылки, отчеты или выдержки из них, профессиональные журналы и книги, деловые документы.
Умение эффективно писать складывается из орфографии, пунктуации, грамматики и стиля. Основные правила грамотного письма: короткие предложения, отсутствие ошибок, использование активной формы предложений, соблюдение общепринятых норм изложения. Различают следующие виды служебной документации: письма, служебные записки, доклады, сопроводительные письма, приказы, служебные инструкции. Если материал только информирует получателя, то он должен ясно и достоверно излагать сведения. Убеждающий документ должен иметь логику построения, ориентированную на логическое управление мыслями читающего.
Для удобства восприятия текст делового письма разбивается на блоки. Блок – это группа строк, объединенная общим содержанием. Заголовок или «шапка» письма размещается в верхней части листа. Многие фирмы используют типовые бланки с заголовком, нанесенным типографским способом. Элементами заголовка являются фирменный знак, наименование фирмы, почтовый адрес, номера средств связи. Для оформления заголовка используют нестандартный шрифт. Дата указывается отдельной строкой в правой или левой верхней части страницы. Уведомление о конфиденциальности (для служебного пользования, персональное, секретно) при необходимости указывается специальным термином в правой верхней части страницы. Обращение в письме играет роль приветствия. Его форма зависит от официального статуса адресата. Предметная строка служебного письма дает краткое и точное название документа. Основной текст разбивается на текстовые блоки, отделяемые строчными пробелами. В заключении используют типовые формулировки, отражающие доброжелательное отношение к адресату.
Официальные письма излагаются на официальных бланках, имеющих набор обязательных реквизитов (эмблема и наименование организации, служебные телефон, факс и электронную почту, адрес организации).
|
Письмо-запрос: |
Сопроводительное письмо: |
|
• причины, |
• сообщение о высылаемом; |
|
побудившие просьбу; |
• уточняющие сведения; |
|
• изложение просьбы; |
• готовность к сотрудничеству. |
|
• ожидаемый результат; |
Приказ: |
|
• готовность к сотрудничеству. |
• распорядительная часть; |
|
• предписывающая часть; | |
|
Письмо-ответ: |
• способ контроля; |
|
• повторение просьбы; |
• информируемые подразделения. |
|
• причины |
Служебная инструкция: |
|
принимаемого решения; |
• общая часть; |
|
• констатация решения. |
• функции; |
|
Служебное письмо: |
• обязанности; |
|
• актуальность запроса; |
• права; |
|
• содержание запроса; |
• взаимоотношения; |
|
• ожидаемый результат; |
• ответственность; |
|
• гарантии. |
• оценка работы. |