Хотя мы изучали правила дисконтирования потоков наличности, теорию опционов, стратегический анализ и иерархию потребностей Маслоу, никто не учил нас читать или писать, говорить или слушать. Предполагается, что толковые мастера курса административного управления (МВА) и менеджеры (ведь это так просто) должны обладать этими навыками: было бы унизительно вернуться в школу, чтобы еще раз учиться писать. Но, тем не менее, огромный опыт ежедневного общения с верхами бизнеса показывает, что руководители слишком плохо пишут и представляют информацию, и мало кто из них умеет хорошо слушать собеседника или читать. Это удивляет, если учесть, что руководство только тем и занимается в течение всего дня, что читает или пишет, говорит или слушает.
Искусство чтения
Лишь немногие менеджеры могут во время совещания «переварить» отчет на 100 страницах и затем принять участие в его обсуждении. Иногда это действительно умные менеджеры. Но зачастую обнаруживается только эгоистичное желание показать, какие мы деловые и толковые. Хотя большинство из нас так читать не умеют.
Настоящие проблемы возникают, когда кто-то из нашей группы приносит нам на рассмотрение проект документа. Мы можем думать, что оцениваем проект и его автора. Остальные убеждены, что это члены группы оценивают нашу способность улучшить полученный документ. Неожиданно наше умение читать подвергается проверке. Но проблема не в том, чтобы читать и понимать (если только вы не иностранец, пытающийся освоить японский язык). Она в другом — необходимо уметь правильно думать.
Читая документ, легко попасть под власть его внутренней логики. Ошибки легко распознать, но, безусловно, труднее всего увидеть то, чего там нет: логику. У самого опытного рецензента, с которым мне когда-либо приходилось работать, был один секрет. Прежде чем приступить к чтению важного документа, он тратил две-три минуты на то, чтобы набросать на листе бумаги три пункта:
вопросы, которые должны рассматриваться в документе, и их структура;
свое мнение по этому вопросу;
наиболее важные вопросы, требующие решения.
В результате он всегда мог сразу же выделить ключевые пункты и потрясающе оценивал проекты документов. Он был великим мастером. Активно читал, ориентируясь на свои предположения, а не реагируя пассивно на представленный документ. Думал сам, а не надеялся воспользоваться тем, что пытался внушить ему автор. Всегда добивался более конструктивного и критического результата, чем обычный читатель, пассивно реагирующий на документ.
Умение писать
В «древние» времена, до появления компьютеров, компании ввели правило: все служебные записки должны были излагаться на одной странице. Это неизбежно привело к появлению записок с полным использованием страницы, часто без полей и отступов сверху и снизу. Некоторые из таких записок становились произведениями искусства: горы специальной корректирующей ленты уходили на запечатывание и перепечатывание текста. Тем не менее культ служебной записки на одной странице процветал.
Менеджеры нового поколения быстро поняли, что для составления записки на одной странице требовалось не умение хорошо писать, а умение думать. Необходимость писать кратко вынуждает автора сконцентрироваться на наиболее важном, а не на том, что хотелось бы сказать. Писать коротко намного сложнее, чем писать длинно.
С появлением персональных компьютеров и копировальных машин стало легко писать длинно. В этом случае современные технологии стали врагом эффективности. Писать меньше лучше, чем писать много. И конечно же, само собой подразумевается, что менеджеры должны писать хорошо, поэтому нас никогда не учили писать эффективно, если только мы не работаем в Procter & Gamble. Результатом использования слишком большого числа технологий и недостатка навыков письма стало появление длинных и напыщенных служебных записок, доводящих читателя до бессознательного оцепенения от скуки и разочарования.