Лучший редактор, с которым я когда-либо сотрудничал, руководствовался пятью основными правилами. С тех пор и я стараюсь им следовать. Большинство из написанных или прочитанных мною документов не прошли испытания на этот тест. Но если вам это удастся, то продемонстрирует ваше умение не только хорошо писать, но и правильно думать. Вот эти правила.
Писать для читателя. И не то, что хочется вам, а то, что необходимо читателю. Если первые две строки не привлекут внимания читающего, ваша служебная записка, вероятнее всего, окажется в файле № 1 — в мусорной корзине. Стремление писать для читателя заставляет автора писать меньше, а не больше.
Писать короче. Меньше лучше, чем больше. Короткие слова лучше длинных и жаргонных. Короткие предложения, как и в судебном вердикте, легче читать, чем длинные. Краткое сообщение заставляет читающего сконцентрироваться на том, что действительно важно, а не на том, что имеется.
Излагать в виде рассказа. В служебной записке должны логично сочетаться четкое повествование, ясная и последовательно проводимая тема и всего лишь одно сообщение. При условии, что руководитель среднего звена ежедневно получает десятки, а иногда и сотни звонков, электронных сообщений, документов, в каждом сообщении должна содержаться только одна мысль. В потоке информации, ложащейся на стол руководителя среднего звена, сообщения, перегруженные информацией, запомнить невозможно.
Писать, пользуясь активным стилем. Читать тексты, где много пассивного залога и обезличенных предложений, скучно, к тому же это свидетельствует о бюрократическом стиле изложения. Каждое предложение должно быть положительным, а не отрицательным, и тогда письмо станет энергетически более насыщенным.
Подтверждать свои суждения фактами. Особенно следует избегать «властных» слов. Хотя такие, как «срочно», «стратегически важно» и «важно», вроде бы должны сделать служебную записку более весомой. Конечно, они могут обмануть невнимательного читателя. Но для внимательного они как красная тряпка для быка, так как провоцируют задать вопрос, почему это срочно, стратегически важно и просто важно, и на подсознательном уровне вызывают желание не согласиться с этим мнением. А раз читатель начал спорить и не соглашаться с одним пунктом, он не согласится и со всем остальным. Если что-то действительно срочно, стратегически важно и просто важно, это должно быть ясно из контекста и без помощи риторических слов.